کنترل سنتی -کاریزماتیک -بوروکراتیک- اینفورماتیک

فناوری اطلاعات و سطوح سازمان:

سیستم های اطلاعاتی، شکل آینده سازمانها را تغییر خواهند داد. انقلاب اطلاعات نیاز به مدیران میانی و واحدهای ستادی برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل، تعبیر و تفسیر داده برای مدیران ارشد اجرایی را کاهش خواهد داد. واحدهای ستادی، از ابتدا برای رفع مسائل و مشکلات ناشی از افزایش اندازه سازمانی، پیچیدگی مشکلات و نیاز به دانش تخصصی ایجاد شدند. اما در خیلی از سازمانها، رایانه ها قادرند، جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات را سریعتر، با هزینه کمتر، صحت و دقت بیشتر انجام داده و میزان اطلاعاتی، بیش از آنچه که پرسنل ستادی می توانند، جمع آوری نمایند. بدیهی است که همه واحدهای ستادی برچیده نخواهد شد. اما واحدهایی که باقی می مانند برای توجیه فلسفه وجودی خود پیوسته در فشار خواهند بود.

علاوه بر این واحدهایی که به حیات خود ادامه می دهند، نسبت به اسلاف خود از قدرت کمتری برخوردار خواهند بود. آنها به واحدهای صنفی خدمت می کنند به جای اینکه بر آنها حاکمیت نمایند. اطلاعات، فی نفسه قدرت محسوب نمی شوند. برای تبدیل آن به نوعی قدرت، می بایست کمیاب باشد. فناوری اطلاعات به ساختار قدرت از طریق دسترسی قرار دادن اطلاعات مهم برای مدیریت عالی، شکل جدیدی خواهد داد. ( رابینز، 1387)

بنابراین ساختار سلسله مراتبی سازمانهای هرمی، در اثر بکارگیری فناوری اطلاعات شروع  به کوتاه شدن کرده و دموکراسی و شایسته سالاری افزایش می یابد و فناوری اطلاعات از طریق بهبود ارتباطات، منجر به تسهیل ایجاد ساختارهای جدید سازمانی گردیده است. یکی از این ساختارها، ساختار شبکه ای است که عبارت است از یک سازمان مرکزی کوچک که برای انجام وظایف تولید، توزیع و بازاریابی بر مبنای یک قرارداد به سازمانهای دیگر متکی است. این ساختار دارای مزیت بزرگ بودن در عین حال کوچک بودن است و بنابراین دارای صرفه جویی ناشی از مقیاس و انعطاف پذیری بالا جهت پاسخگویی به تغییرات سریع محیطی است. ( وارث، 1377)

 

11-1-2 فناوری اطلاعات و توانمند سازی کارکنان:

تردیدی نیست که شکوفایی هر جامعه ای در بهبود و پرورش منابع انسانی آن نهفته است و بدین سبب است که مسئولان سازمانها با یاری متخصصان رفتاری و منابع انسانی توجه خاصی را به پرورش کارکنان مبذول می دارند.

توانمند سازی یکی از مفاهیمی است که در راستای بالندگی منابع انسانی مطرح گردیده، اما فصل مشترک کلیه آنها واگذاری اختیار و مسئولیت بیشتر به کارکنان می باشد. برای روشن تر شدن مفهوم توانمند سازی اشاره به تعاریفی چند سودمند خواهد بود.

«توانمند سازی شامل اعطا قدرت، مسئولیت و اختیارات بیشتر به کارکنان و مدیران جهت تصمیم گیری انجام برخی فعالیت ها و کنترل بیشتر مشاغل می باشند.» ( استایر[1]، 1998)

« توانمند سازی عبارت است از فرآیند تسهیم قدرت با اعضای گروه، تا بدین طریق احساس خود اثربخشی آنها ارتقا یابد.» ( دوبرین،1997)

توانمندسازی برای افراد مختلف معانی متفاوتی را تداعی می نماید و چند دهه از کاربرد آن می گذرد. اما آنچه جدید است نقشی است که فناوری اطلاعات در امکان پذیر ساختن توانمندسازی منسجم و جامع ایفا می نماید.راندولف با مطالعه ده موسسه که توانمند سازی کارکنان را تجربه نموده بودند، چند عامل مهم در توانمند سازی موفق را برشمرده است. مهمترین عاملی که بیان می دارد تسهیم اطلاعات است. ( دوبرین، 1997)

 

هنگامی که سازمانها قصد توانمندسازی کارکنان را دارند، سیستم های اطلاعاتی می توانند به عنوان یک رکن مهم در این زمینه مطرح گردند و امکان دسترسی بیشتر را برای سطوح پایین سلسله مراتب فراهم می آورند. برای مثال سیستم خبره در جایی که افراد خبره در دسترس نیستند توصیه هایی را به عمل می آورند و شبکه های رایانه ای به اعضای تیم ها امکان برقراری ارتباطات موثر با یکدیگر و با سایر تیم ها را می دهند. . کارهای گروهی که یک عنصر مهم در سازمانهای مبتنی بر تیم است به وسیله فناوری اطلاعات قویا حمایت می شوند. فناوری اطلاعات عدم تمرکز در تصمیم گیری و اختیارات را به وسیله کنترل متمرکز امکان پذیر می نماید و کارکنان را قادر می سازد تا به اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری سریع دسترسی داشته باشند. و شاید مهمترین حمایت فناوری اطلاعات از توانمندسازی، تامین اطلاعات صحیح و به موقع و با کیفیت و هزینه مناسب می باشد و علاوه بر این فناوری اطلاعات قادر است ابزارهای جدیدی را فراهم آورد که خلاقیت و بهره وری کارکنان و کیفیت کارشان را افزایش دهد. (توربان[2]،1996)

[1]Stire

[2]Tourban

-1-2 فناوری اطلاعات و کنترل در سازمان

ابزارهای کنترل را می توان در 4 زمینه کلی عنوان کرد:

  1. کنترل سنتی
  2. کنترل کاریزماتیک
  3. کنترل بوروکراتیک
  4. کنترل اینفورماتیک

 

در ساختارهای سنتی فئودالی، کنترل از طریق سنت، ادراک و اعمال می شد. مقامات کنترل به طور سنتی و موروثی به نسل های بعد منتقل می گردید و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را، چون سنت بود می پذیرفت و به آن گردن می نهاد.

در وضعیت کریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبر و پیروان اعمال می گردید. در این حالت رهبران کریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند و پیروان نیز از آنها تبعیت می نمودند چون آنها را قبول داشتند.در بوروکراسی، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می شد، ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیر شخصی داشت و تبعیت از آنها الزامی بود. ( زاهدی،1380)

در اینفوکراسی، کنترل از طریق نرم افزارها انجام می شود. مجموعه دانش ها و آگاهی ها تخصصی، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هر نوع اطلاعی را از طریق شبکه های الکترونیکی به دست آورد، از سیستمهای خبره استفاده کند و به کلیه دانش های تخصصی و حرفه ای مجهز شود. هم اکنون ما در حال گذار به یک جامعه اطلاعاتی هستیم، جامعه ای که بر سیستمهای اطلاعاتی مبتنی است.

 

در چنین جامعه ای، کنترل، نه تنها کم نشده بلکه در همه جا به چشم می خورد. تفاوت اساسی در این است که کنترل از طریق استفاده از فناوری اطلاعات اعمال می شود. ( اسنلن، 1998)

به این ترتیب کنترل هم چنان به عنوان یکی از وظایف مهم مدیریتی صورت می گیرد اما مکانیزم آن تغییر پیدا کرده است. کنترل از طریق فناوری اطلاعاتی روز به روز وسعت بیشتری می یابد. در بعد سازمانی، این کنترل، صرفا با ایجاد یکی دو واحد در چارت سازمانی صورت نمی پذیرد، بلکه در کلیه ابعاد و جنبه های کار و سازمان از جمله سیاست ها، فعالیت ها و فرآیندهای کار اثر می گذارد. در بعد اجتماعی، با روند رو به رشد، فناوری اطلاعاتی، توان نظارتی حکومتها افزایش می یابد و این توان نه تنها شهروندان بلکه سایر فعالان و بازیگران جامعه ( مانند سازمانهای خصوصی و غیر دولتی) را نیز پوشش می دهد. در واقع می توان گفت که تفکیک قدرت های حکومتی یعنی قوای اجرایی، تقنینی و قضایی که تضمینی برای آزادی های فردی و مانعی برای قدرتمند شدند بیش از حد دولت بوده است. با ورود و معرفی فناوری اطلاعاتی به عرصه زیست و کار انسان، در حال فرسایش است. فناوری اطلاعاتی سبب یکپارچگی بیشتر دستگاه های حکومتی شده و تفکیک قوا را حداقل به طور بالقوه به مبارزه می طلبد و در این فرآیند، چارچوب های مشخص فعالیت ها و وظایف دولتی و خصوصی به تدریج جای خود را به همکاری و ائتلاف بین این دو زمینه می دهد و ایجاد هماهنگی از طریق اینفوکراسی جایگزین هماهنگی های معمول از طریق بوروکراسی می شود. ( اسنلن، 1998)

استفاده گسترده از فناوری اطلاعاتی، این امکان را برای سازمان ها فراهم می آورد که هر فعالیتی، چگونگی انجام آن و زمانی را که برای آن اختصاص می یابد کنترل کنند. کلیه فعالیت ها تحت نظارت قرار می گیرند و اطلاعات مربوط به آنها در پایگاه های اطلاعاتی وسیع ذخیره می شوند. این موضوع ، اطلاعات و تبعیت را در پی خواهد داشت و کنترل را محقق خواهد ساخت. به کمک فناوری اطلاعاتی، سازمان می تواند تجارب خود را بر مبنای زمان وقوع آنها در پایگاه های اطلاعاتی مستند سازد و فعالیتهای خود را محک بزند و به محض این که انحرافی از محک ها و معیارهای معین رخ داد، اقدام لازم را برای انحراف انجام دهد. ( زاهدی، 1389)