اهداف دولت الکترونیک در مدیریت

دولت الکترونيک

همانطور که در بخش قبلي بيان شد امروزه دولت الکترونيک به عنوان يکي از عناصر جامعه اطلاعاتي شناخته مي‏شود. با توجه به همين موضوع در حال حاضر بسياري از دولت‏ها در حال استفاده از فناوري اطلاعات و ارتباطات، به خصوص اينترنت يا شبکه‏هاي مبتني بر وب براي بهبود ارائه خدمات به شهروندان و آژانس‏هاي حکومتي، بنگاه‏هاي کاري، کارمندان و ساير سازمان‏هاي غيردولتي هستند. در واقع، دولت‏ها دچار تغيير و تحول بنيادين شده‏اند. براي آشنايي بيشتر با تحولات جاري دولت‏ها، مقوله دولت الکترونيک را مورد بررسي قرار مي‏دهيم.

2-5-1- تعريف دولت الکترونيک

تعاريف ارائه شده براي دولت الكترونيك متنوع و متعدد است اما همگي تقريباً مفاهيم يكساني دارند. در ادامه برخي از اين تعاريف ارائه شده است:

  • دولت الكترونيكي تلاش‏هاي دولت‏ها براي فراهم كردن شهرهايي با اطلاعات و خدمات مورد نياز آنها با استفاده از يك سري از تكنولوژي‏هاي ارتباطي و اطلاعاتي است [Cohen and Eimicke, 2001, p2].
  • دولت الكترونيكي شيوه‏اي براي دولت‏ها به منظور استفاده از فناوري جديد است كه تسهيلات لازم را جهت دسترسي مناسب به اطلاعات و خدمات دولتي با كيفيت بالاتر فراهم مي‏نمايد و فرصت‏هاي بيشتري را براي مشاركت مردم در فرآيندهاي دموكراسي ايجاد مي‏كند [Fang, 2002, p2].
  • دولت الكترونيكي بهينه‏سازي مداوم ارائه خدمات و مشاركت ذينفعان و دولت از طريق دگرگوني ارتباط داخلي و خارجي به کمک تكنولوژي، اينترنت و واسطه‏هاي جديد است [ITU, 2001, p12].
  • دولت الكترونيكي به استفاده سازمان‏هاي دولتي از فناوري اطلاعات گفته مي‏شود كه توانايي ايجاد تغيير در نحوه ارتباط با شهروند، بخش تجاري و ديگر قسمت‏هاي دولت را دارد. [World Bank, 2002, p1].
  • طبق تعريف دولت کانادا، دولت الكترونيكي يك دولت ديجيتالي بدون ديوار است. دولت الكترونيكي سازماني مجازي است كه خدمات دولتي را به صورت برخط به مشتريان يا متقاضيان ارائه مي‏دهد و موجب مشاركت آنها در فعاليت‏هاي سياسي مي‏گردد.
  • طبق تعريف دولت سنگاپور، دولت الكترونيكي تركيب فناوري اطلاعات با فعاليت‏ها و فرآيندهاي دولتي در جهت بهبود ارائه خدمات دولتي به شهروندان، نهادها و بخش‏هاي مختلف است.
  • دولت الکترونيک عبارت است از ارائه خدمات دولتي به مردم و سازمانها به صورت شبانه‏روزي با استفاده از فناوري اطلاعات [سند راهبردي شهر الکترونيک مشهد، 1381[.

در ساير تعاريف ارائه شده, به جنبه‏هاي پاسخگويي، مسئوليت‏پذيري و شفاف‏سازي توجه گرديده است. بنابراين با توجه به تعاريف مطرح شده، دولت الكترونيك راهي براي دولت‏هاست تا با استفاده از فناوري‏هاي جديد، دسترسي مناسب مردم به اطلاعات و خدمات دولتي فراهم شده، کيفيت خدمات بهبود يافته و امکاني فراهم شود تا مردم در جريانات و فعاليت‏هاي دموکراتيک شرکت کنند [طرح مطالعه و تدوين سند و برنامه توسعه دولت الکترونيکي، 1383، ص 44[.

با توجه به تعاريف فوق مهم‌ترين گام در تحقق دولت الكترونيكي، بكارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات در امور مديريتي و اجرايي سازمان‌هاي دولتي و يا به عبارت ديگر دستيابي به سازمان‌هاي الكترونيكي است. در حقيقت دولت الكترونيكي متشكل از مجموعه سازمان‌هاي الكترونيكي دولتي است كه در شکل 3  نمايش داده شده است.

شکل 3: مدل مفهومي دولت الکترونيک

]طرح جامع فناوري اطلاعات و ارتباطات استان همدان، 1384[

 

دولت الكترونيك فرصتي را براي مخاطبان دولت (مردم، اشخاص حقيقي و حقوقي) فراهم مي‏نمايد تا با استفاده از روش‌هاي الكترونيكي با دولت ارتباط برقرار كنند. هدف نهايي و غايي دولت الكترونيك ارائه خدمات متنوع دولتي، با سرعت، كيفيت و هزينه‏هاي مناسب در بيست و چهار ساعت شبانه‌روز است. با توسعه دولت الكترونيك نوع ارتباط مردم و دولت تغيير مي‏كند و يك ارتباط غير مستقيم ولي با حداقل محدوديت‌ها ايجاد مي‏گردد.

 

سازمان الکترونيکي و  دولت الکترونيکي

سازمان‌هاي الكترونيكي، سازمان‌هاي سنتي هستند كه در ساية استفاده از تكنولوژي‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي دگرگون شده‌اند. در سازمان الكترونيكي شيوة گردش كار، انجام فرآيندهاي مختلف حرفه، ارتباطات بين افراد در درون سازمان، نحوة ايجاد ارتباط با افراد بيرون سازمان، ارتباطات بين‌سازماني، داد و ستد، تداركات، مديريت و … تحت تأثير فناوري اطلاعات و ارتباطات تغيير پيدا كرده و به صورت يكپارچه‌تر، بهينه‌تر، مطمئن‌تر و در زمان كمتر و با خطاي كمتر انجام مي‌گردد. سازمان‌هاي الكترونيكي  به دو نوع زير تقسيم‌بندي مي‌شود  [Edmiston, 2003, p6]:

  • سازمان‌هاي الكترونيكي دولتي: اين سازمان‌ها در هستة دولت الكترونيكي قرار دارند و در شكل‌گيري دولت الكترونيكي نقش بسيار مهمي را ايفا مي‌كنند.
  • سازمان‌هاي الكترونيكي تجاري: اين سازمان‌ها در هستة كسب و كار الكترونيكي قرار دارند و در شكل‌گيري كسب و كار الكترونيكي نقش بسيار مهمي را ايفا مي‌كنند.

امروزه حوزة كسب و كار (كلية حوزه‌ها و عرصه‌هاي مختلف غيردولتي كه در آنها بر مبناي داد و ستد، درآمد حاصل مي‌شود) نيز از تكنولوژي‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي تأثيرات فراواني پذيرفته و دگرگون شده است. كسب و كار الكترونيكي در واقع حاصل اين دگرگوني‌ها و تغييرات است. تأثيرات فناوري اطلاعات و ارتباطات بر حوزة كسب و كار از ديدگاه‌هاي مختلفي مانند موارد زير قابل بررسي است:

  • فرآيند بازاريابي
  • فرآيند ساخت و توليد
  • فرآيندهاي ارائة خدمات
  • سازماندهي و مديريت نيروي انساني
  • زيرساخت‌ها، ابزارها و تجهيزات

 

 اهداف دولت الکترونيک

با بررسي متون علمي و تخصصي مرتبط در زمينه دولت الکترونيک در مي‏يابيم که همه دولت‏ها داراي اهداف تقريباً  يکساني در زمينه پياده‏سازي دولت الکترونيک هستند. ايجاد و تقويت محيط تجاري، مشتريان بر خط[1] به جاي مشتريان به خط[2]، تقويت حكومت، توسعه مشاركت عمومي، بهبود در بازده و بهره‏وري، خدمات‏رساني الکترونيک، اطلاعات‏رساني الکترونيک و پاسخگويي در مقابل نيازهاي شهروندان به عنوان اهداف اصلي دولت الکترونيک شناخته مي‏شوند.

نهايتاً مي‏توان گفت که هدف دولت الكترونيك، تسهيل رابطه سه بازيگر عمده در جامعه يعني دولت، شهروندان و بخش خصوصي به منظور تسريع در رشد فرآيندهاي سياسي، اجتماعي و اقتصادي كشور است. با توجه به اين تقسيم‏بندي مي‏توان اهداف ذيل را براي دولت الکترونيک ذکر نمود [Shackleton, 2005, p3] :

  • دولت الكترونيك براي شهروندان
  • افزايش كيفيت خدمات دولتي
  • به روز بودن خدمات دولتي
  • دسترسي بيست و چهار ساعته به خدمات دولتي
  • بهبود وضعيت شهروندان به واسطه توزيع مناسب خدمات دولتي
  • افزايش پاسخگويي دولت در مقابل شهروندان
  • تمركز خدمات دولتي بر نيازهاي شهروندان
  • امكان سفارشي سازي و ارائه خدمات با توجه به نيازهاي گروههاي خاص [مانند معلولين)
  • دولت الكترونيك براي بخش خصوصي
  • تسهيل خدمات تجاري و اداري بخش خصوصي
  • كاهش هزينه‏هاي بخش خصوصي
  • تداركات سريعتر، كم هزينه‏تر و مطمئن‏تر با استفاده از تداركات الكترونيك[3]
  • دولت الكترونيك براي دولت
  • كاهش اندازه دولت
  • كاهش هزينه‏هاي دولت
  • افزايش انعطاف پذيري ساختار دولت و تطابق به هنگام با تغييرات
  • كاهش تخلفات و فساد اداري
  • افزايش مشاركت مردمي
  • افزايش شفافيت در بدنه دولت
  • افزايش تمركز زدايي
  • امكان افزايش تفويض اختيار در تصميم گيري به سطوح پايينتر
  • تقويت پايه‏هاي دموكراسي

 

 ارکان دولت الکترونيک

فلسفه وجودي دولت، تصدي اداره امور كشور و برآوردن نيازهاي شهروندان است و اقشار مختلف مردم بر اساس اين وظيفه جهت رفع خواست‏هاي مشروع خود به مراكز دولتي مراجعه مي‏كنند و از خدمات گوناگون دولتي بهره‏مند مي‏شوند. مخاطبان دولت به چهار گروه شهروندان، شركتها و موسسات بخش خصوصي، كارمندان دولتي و بخشهايي ديگر از بدنه دولت تقسيم مي‏شوند. اركان دولت الكترونيك نيز به همين اساس به چهار بخش تقسيم مي‏شود: [Turban, 2003, p 178]

1- دولت با شركتها و موسسات بخش خصوصي[4] (G2B)

2- دولت با كارمندان دولت[5] (G2E)

3- دولت با بخشهاي دولتي[6] (G2G)

4- دولت با شهروندان[7] (G2C)

در بيشتر دسته‏بندي‏ها، بر سه نوع مخاطب (مشتريان) اصلي دولت الكترونيك تاكيد مي‏گردد كه شامل شهروندان، بخش داد و ستد و تجارت و دولت است.

دولت با شركتها و موسسات بخش خصوصي (G2B)

اولين نوع تعاملات است كه توسعه يافته و موجب افزايش توان رقابتي كشورها در بازار جهاني مي‏شود. اين مدل نيازمندي‏ها و خدمات چند منظوره جامعه كسب و كار را از طريق اينترنت برآورده مي‏كند و تعاملات گسترده‏اي همچون ثبت‏نام، مجوزها، پروانه‏ها، تداركات و سيستم مناقصه الكترونيكي را در برمي‏گيرد.

در واقع مي‏توان گفت گسترش فعالانه تراکنش‏هاي الکترونيکي از قبيل تدارکات الکترونيکي و توسعه يک بازار الکترونيکي براي خريد دولتي، ايجاد و فراهم نمودن مناقصه‏هايي از طريق ابزارهاي الکترونيکي براي تبادل اطلاعات و کالا از جمله اهداف اين تعامل است.

در ادامه عناوين برخي از مهمترين خدمات الكترونيكي دولتها به بخش خصوصي آورده شده است.

  • ثبت شركت، علامت تجاري، نتيجه تحقيقات و نوآوريها
  • شركت در مزايده‏ها, مناقصه‏ها و حراجهاي دولتي
  • پرداخت ماليات
  • ثبت اطلاعات كاركنان
  • ارائه گزارشهاي مالي
  • شبكه تداركات الكترونيك
  • اخذ مجوز تجاري
  • مشاوره تجاري و اطلاع از قوانين تجاري

 

دولت با کارمندان دولت (G2E)

دامنه ارائه خدمات الكترونيكي دولت به محدوده كارمندان دولت نيز كشيده شده است. در برخي از كشورها خدمات پست الكترونيك براي كارمندان دولتي مهيا شده است به نحوي كه هر يك از كارمندان دولتي داراي آدرس پست الكترونيك مختص خود هستند و مي‏توانند به راحتي با ديگران ارتباط برقرار نمايند. كارمندان مي‏توانند از اطلاعيه‏ها، آيين‏نامه‏هاي كاري، بخشنامه‏ها و غيره به صورت برخط اطلاع حاصل كنند. آنها مي‏توانند از طريق سايتهاي اينترنتي درخواست نامه‏هاي وام را تكميل نمايند و از اطلاعات وامها و شرايط متقاضيان اطلاع كسب كنند. علاوه بر اين، امكان برقراري دوره‏هاي آموزش ضمن خدمت براي كارمندان دولتي نيز وجود دارد. ارائه اين دوره‏ها، صرفه‏جويي زيادي براي دولت به همراه دارد. انجام فرايند مديريت نيروي انساني شامل استخدام, آموزش و پرورش، نگهداري سوابق و بازنشستگي براي دولت هزينه‏هاي زيادي را به همراه دارد. دولت الكترونيك مي‏تواند اين هزينه‏ها را به نحو چشمگيري كاهش دهد.

اين تعامل، براي فراهم‏سازي اطلاعات مورد نياز كارمندان بخش دولتي طراحي شده است تا از طريق شبکه‏هاي اطلاع‏رساني به  اطلاعات منابع انساني مثل حقوق و مزاياي شخصي و باز نشستگي، اطلاعات تازه شغلي، تسهيلات اعطايي و ساير خدمات و اطلاعات مرتبط دست پيدا کنند. اين تعامل روش خوبي براي يادگيري الكترونيكي، آموزش مجازي و از راه دور، مديريت دانش و تشويق براي ارتقاء شغلي كارمندان است و بر روي شبكه اينترنت قابل دستيابي نيست [GhasmZadeh & Safari, 2003, p4] . در اين صورت موسسه هاي دولتي قادر خواهند بود تا اثر بخشي خود را بهبود بخشند، تاخير در فرآيندها را حذف كنند و رضايت و ابقاي كارمندان خود را افزايش دهند.

در کل مي‏توان گفت، هدف کلي از اين تعامل اين است که عمليات مديريتي خدمات مدني و ارتباطات داخلي با کارمندان دولتي براي شکل گرفتن عمليات به صورت ديجيتالي و سيستم پردازش بدون کاغذ در اداره ديجيتالي آسان شود [سند دولت الکترونيکي، ص 48].

[1] Online

[2] Inline

[3] E-Procurement

[4] Government to Business )G2B)

[5] Government to Employee )G2E)

[6] Government to Government )G2G)

[7] Government to Customer )G2C)